PROPMAN DESIGN 合同会社（以下、当社といいます）は、事業活動を通じて、 お客様、お取引先様の皆様から取得した個人情報を適切に管理する重要性を役員及び従業員に周知徹底し、以下の項目を個人情報保護の基本方針として確実な履行に努めます。
1.当社は、個人情報保護に関する法令、その他規範を遵守し、個人情報の取り扱いについて十分な注意をもって事業活動を行います。
2.当社は、個人情報を公正かつ適正な方法によって取得し、お客様に明示した利用目的の範囲内で取り扱います。 また、当社はお客様からご提供頂いた個人情報を、お客様の同意がある場合または正当な理由がある場合を除き、第三者に開示または提供しません。
3.当社は、当社が取り扱う個人情報を安全かつ正確に管理し、個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏えい等のリスク発生防止に努め、最適なセキュリティー対策を講じ、問題発生時には遅滞なく是正措置をとることに努めます。
4.当社は、個人情報保護に関する社内規則を制定するとともに、個人情報を適切に保護するための内部管理体制を維持し、その継続的な改善に努めます。
5.当社は、お客様からの個人情報に関するお問い合わせ、開示等のご請求に誠実かつ迅速に対応します。
■ 個人情報取扱いについて
個人情報の利用目的について当社で保有している個人情報の利用目的は次の通りです。
1.お客様に関する個人情報
・当社が取扱う製品・サービス等（以下、商品等）の販売および保守サービス提供のため
・商品等の企画・開発・製造・販売・設置のため
・商品等の各種情報の提供･案内のため
・商品等の提供その他事業活動に関する契約の履行および管理のため
・商品等に関するカタログの提供、展示会のご案内等、当社の活動に関わる情報提供のため
・商品等に関するアンケート等の調査・分析のため
・各種お問い合わせへの対応のため
2.お取引先様に関する個人情報
・お取引先様との連絡、交渉のため
・お取引先様との契約の履行のため
・お取引先様への支払および請求のため
3.個人情報の第三者提供について当社は、以下の場合を除き、個人情報を第三者に提供することは致しません。
・あらかじめご本人から同意を頂いた場合
・法令に基づく場合
・人の生命・身体・財産の保護のために必要があり、ご本人の同意を得ることが困難な場合
・利用目的の達成のため、当社が適切な管理を行う業務委託先、代理店等のビジネスパートナーに提供する場合
■ 情報セキュリティーについて
PROPMAN DESIGN 合同会社（以下、当社といいます）が取り扱う、 顧客情報、個人情報並びに商品情報、特許情報等の様々な情報（以下、情報）は、当社がお預かりしている、または当社で保有している重要な資産です。
これら情報に対する保護管理体制を構築していくことは、お客様、お取引先様の皆様にとって極めて重要であり、当社企業理念および経営理念実践の一環としても重要と考えております。
ここに、皆様より一層の信頼に応えていくために、情報セキュリティーの運用・維持・管理が重要であることを認識し、次のとおり情報セキュリティーに関する基本方針を定めます。
1. 情報並びに情報を運用しているコンピューター、ネットワーク等の情報システムを情報資産と位置付け、これら情報資産を保護・管理するために最適なセキュリティー対策を講じます。
2. 個人情報保護法等、情報セキュリティーに関する法令およびその他規範、並びに契約での取決めを遵守します。
3. 情報資産を利用する役員及び従業者に対してこれを遵守させ、 情報資産の保護・管理の徹底に努めます。
4. 情報資産の適正な運用・維持・管理を推進します。
5. 当社情報セキュリティー体制を維持し、その継続的な改善に努めます。
…
PROPMAN DESIGN LLC (hereinafter referred to as the Company), through its business activities, thoroughly educates its officers and employees about the importance of appropriately managing personal information obtained from customers and business partners, and implements the following items. We will strive to ensure the implementation of this as our basic policy for personal information protection.
1. Our company complies with laws and regulations regarding the protection of personal information and other norms, and conducts business activities with due care in handling personal information.
2. Our company acquires personal information through fair and appropriate methods and handles it within the scope of the purpose of use specified to the customer. In addition, we will not disclose or provide personal information provided by our customers to third parties unless we have the consent of the customer or there is a legitimate reason.
3. Our company will safely and accurately manage the personal information we handle, strive to prevent risks such as unauthorized access, loss, destruction, falsification, and leakage of personal information, take optimal security measures, and respond promptly in the event of a problem. We will endeavor to take corrective measures without delay.
4.Our company will establish internal rules regarding the protection of personal information, maintain an internal management system to appropriately protect personal information, and strive to continuously improve it.
5. Our company will respond honestly and promptly to inquiries and requests for disclosure, etc. regarding personal information from customers.
■ Handling of personal information
Purpose of use of personal information The purpose of use of personal information held by our company is as follows.
1.Personal information about customers
– To sell and provide maintenance services for products and services handled by our company (hereinafter referred to as “products, etc.”)
・For planning, development, manufacturing, sales, and installation of products, etc.
・For providing and providing various information on products, etc.
・For the performance and management of contracts regarding the provision of products, etc. and other business activities
・To provide information related to our company’s activities, such as providing catalogs related to products, information on exhibitions, etc.
・For research and analysis of questionnaires, etc. regarding products, etc.
・To respond to various inquiries
2.Personal information regarding business partners
・For communication and negotiations with business partners
・For the performance of contracts with business partners
・For payment and billing to business partners
3. Regarding provision of personal information to third parties Our company will not provide personal information to third parties except in the following cases.
・When consent is obtained from the person in advance
・When based on laws and regulations
・When it is necessary to protect a person’s life, body, or property, and it is difficult to obtain the consent of the person in question.
・In order to achieve the purpose of use, when providing information to a business partner such as a subcontractor or agency that the Company manages appropriately.
■ About information security
Various information (hereinafter referred to as “information”) handled by PROPMAN DESIGN LLC (hereinafter referred to as “our company”), such as customer information, personal information, product information, and patent information, is kept by or held by our company. It is an important asset.
We believe that building a protection and management system for this information is extremely important for our customers and business partners, and is also important as a part of putting our corporate philosophy and management philosophy into practice.
Recognizing the importance of operating, maintaining, and managing information security in order to continue to earn the trust of our customers, we have established the following basic policy regarding information security.
1. We regard information and information systems such as computers and networks that operate information as information assets, and take optimal security measures to protect and manage these information assets.
2. We will comply with laws and regulations related to information security, such as the Personal Information Protection Act, and other norms, as well as contractual arrangements.
3. We will ensure that officers and employees who use information assets comply with this and strive to thoroughly protect and manage information assets.
4. We will promote proper operation, maintenance, and management of information assets.
5. We will maintain our company’s information security system and strive to continuously improve it.
